一个国家的长治久安需要健全的法律法规和有效的监督手段;一个公司管理体系的平稳运行同样需要有效的保障机制,而审核和管理,无疑是很好的手段。适宜的内部审核方式、有效的管理模式和激励机制是保障管理体系良好运行和提升公司整体管理水平的关键。
1、内部审核的几种方式
例行常规内部审核有集中审核、滚动审核以及两者的结合。
1.1 集中式审核
集中式审核为每年按计划集中进行的全过程、全部门、全要素的审核,即集中几天时间对企业管理体系覆盖的所有部门及要素进行的一次全面审核。它可以完全采取第三方审核即外审的方式进行,需要一整套完整且正规的程序和材料,并且记录都应保存齐全,一般以部门审核的方式进行。
集中式审核的优点是:实际操作较容易,审核时间相对集中,全员参与,声势比较大,比较能引起各部门及领导的重视,所以效率较高,改善追踪比较容易,且整改效果显著,也有利于企业全面把握管理体系的整体运行效果。
集中式审核的缺点是:对内审员的能力要求较高,一般企业安排一年 1-2 次内审,间隔时间较长,内审员锻炼的机会较少,审核时需重新学习,提高较慢,且内审员的本质工作会受到影响;由于审核时间比较紧凑,审核抽样就会较少,可能会不够仔细、也不可能面面俱到,以至漏掉某个程序,审核效果有打折的可能。
综合集中式审核的优点和缺点可以看出:集中式审核较适用于规模比较小的企业。
1.2 滚动式审核
滚动式审核为分期对部分部门、过程进行审核,但全年覆盖全部门、全过程、全要素;即将内审分几次审核完成,每次审核几个部门或某几个特定过程或条款,分批次审完,要保证最终结束审核时要包含全部门和全要素。一般对于大中型企业来说,部门较多,所属单位较分散,较适用于滚动审核方式。实际操作时也可把滚动审核作为检查日常体系工作的一种手段,审核风格基本都按部门进行,即对该部门涉及的所有条款一次性审完,下面的审核就可以不再涉及该部门了,编制检查表时可以涉及所有条款,也可以只涉及针对平时薄弱环节的条款。一阶段审核完毕后做一个小结,督促受审核部门整改,也对接下来接受审核的部门起到一个提醒作用。
目前体系审核有采用流程程序滚动审核的趋势,可以采取逐个部门或者逐个程序审核。
滚动式审核的优点:审核时间充足。个别审核,针对较强,不仅有利于内审的纵深延展,积极发现问题,而且有利于日常体系维护,实现持续改进,使审核更加细致深入,管理体系工作更加规范。
滚动式审核的缺点:审核问题点较多,最终报告难以整合,可能会发生追踪不完整的情况。
综合滚动式审核的优点和缺点可以看出:滚动式审核较适用于规模比较大,采用集中式审核不够细致的企业。
1.3 集中审核+滚动审核
即在每年进行一到两次集中审核的同时,每月或阶段性地进行滚动审核。
集中审核大概在外审前一个多月的时间,以部门审核的形式进行,涵盖体系中所有部门,而且按正规的内审程序进行,相关记录齐全。此时针对滚动审核所做的工作既可以是按正规程序进行的内部审核,也可以以日常体系工作检查的形式进行:可以不局限于内审程序的要求,如首末次会议、审核报告等都可以省略,甚至在年度内审计划中都可以不体现,其目的在于发现问题并实施整改,提高体系的有效性。
这种审核方式可将集中审核和滚动审核的优点结合起来,互相弥补不足,既可深刻地进行单个部门的审核,又可了解管理体系整体运行效果。但这种审核方式适合企业人员定编较为宽松,时间相对充足的企业。