4.5.3 记录和记录管理
组织应建立并保持程序，以标识、保存和处置职业健康安全记录以及审核和评审结果。
职业健康安全记录应字迹清楚、标识明确，并可追溯相关的活动。职业健康安全记录的保存和管理应便于查阅，避免损坏、变质或遗失。应规定并记录保存期限。
应按照适于体系和组织的方式保存记录，用于证实符合本标准的要求。
理解与实施要点
(1)记录的概念
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件称为记录。
证明OHSAS18001符合性与OHSAS18001管理体系有效运行的证据性文件被称为OHSAS18001记录。
表格不是记录，表格是规定性文件，当表格填写了内容后，变为证据性文件，则称为记录。
(2)记录的设置
设置记录的要求来自：
① GB/T28001标准要求;
② 程序文件及其他文件规定;
③ 特定证实、追溯的要求;
④ 相关方要求。
记录编制时，要目的明确、功能健全、项目全面、填写简便、格式规范、整理方便。
(3) OHSAS18001记录的作用
① 为要求得到满足，为OHSAS18001管理体系有效进行提供客观证据。
② 利用记录追溯相关活动。
③ 为采取纠正和预防措施提供客观证据。
(4)OHSAS18001记录的范围
OHSAS18001记录包括组织内部的，也有来自供应商、客户及其他相关方(如劳动保护部门)的。
重要的OHSAS18001记录有：
①危险源辨识记录;
②风险评价记录;
③风险控制记录;
④培训记录;
⑤职业健康安全检验记录;
⑥审核报告;
⑦协商与交流记录;
⑧事故/事件报告;
⑨事故/事件跟踪报告;
⑩职业健康安全会议记要;
⑾医疗测试记录;
⑿健康监视记录;
⒀个体防护设备发放和维护记录;
⒁应急响应演练记录;
⒂管理评审报告;
⒃审核记录;
⒄不符合情况记录;
⒅纠正和预防措施记录，等等。
(5)OHSAS18001记录的表现形式
OHSAS18001记录以表格、文件形式较多，也包括磁带、磁盘、照片等，后面几种形式的控制容易忽略，应引起注意。
(6)OHSAS18001记录的要求
OHSAS18001记录应真实、准确、清晰，容易辨认。OHSAS18001记录不得随意涂改，即使笔误必须更改时，也只能是划线更改并在划线处签署更改者姓名。
(7)OHS记录的管理
应制定OHSAS18001记录控制的文件化程序，程序中应就OHSAS18001记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理作出规定。
制定《OHSAS18001记录控制程序》时，应考虑法规对OHSAS18001记录的要求。
按《OHSAS18001记录控制程序》和法规的要求做好OHSAS18001记录的控制管理工作。
① OHSAS18001记录的标识
如名称标识、部门标识、编号标识、分类标识、重要程度标识、时间标识等。标识的繁简程度，视具体情况而定。
记录标识的目的是便于检索，唯一可追溯。凡能达到该目的的方法均可算为标识。
② OHSAS18001记录的贮存
贮存的环境应能防潮、防变质、防火，防蛀等，应便于存取和检索。
③ OHSAS18001记录的保护
为了保护OHSAS18001记录，使其不丢失和损坏，应就OHSAS18001记录的收集、传递、归档、保管、保密控制(如有保密要求的话)作出规定。如：
a) 规定OHSAS18001记录收集的渠道，收集的时间间隔，如日报、月报、季报、年报等。
b) OHSAS18001记录的发放人员应要求收件人在原件背后签字，这样便于查询哪些部门收到了OHSOHSAS18001录。
c) OHSAS18001记录按流水号依次排列存放。
d) 归档、保管方式应便于存取和查阅，为此应做好记录的分类、编目工作，等等。
④ OHSAS18001记录的检索
应规定OHSAS18001记录可以查阅的范围(必要时，规定保密级别)、人员和手续，以防止无关人员查阅、非法调用、更换。等等。
⑤ OHSAS18001记录的保存期限
应规定OHSAS18001记录的保存期限。规定OHSAS18001记录的保存期限时应考虑下列因素：
a) 法律、法规的有关要求。
b) 合同要求。
c) 设备报废时间。
d) 人员在职时间。
e) 有效的追溯期。
f) 认证审核周期，等等。
⑥ OHSAS18001记录的处理
对过了保存期的OHSAS18001记录，应规定销毁的审批手续和执行方法，以免造成无法挽回的损失。
