文件控制(ISO22000标准条款: 4.2.2)
标准条文
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4.2.2 文件控制 食品安全管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.3的要求进行控制。 文件控制应确保所有提出的更改在实施前加以评审，以明确其对食品安全的效果以及对食品安全管理体系的影响。 应编制形成文件的程序，规定以下方面所需的控制： a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的。 b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准; c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别; d) 确保在使用处获得适用文件的有关版本; e) 确保文件保持清晰、易于识别; f) 确保相关的外来文件得到识别，并控制其分发; g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，确保对这些文件进行适当的标志。 |
ISO22000条款 理解要点
(1)文件控制的要求
建立和实施文件控制程序和职责，确保：
① 文件发布前，由授权人员对文件的充分性、适宜性进行审核和批准。
审核是保证文件的正确性，批准意味着从行政上赞同文件的实施。
② 对使用中的文件进行适时评审，以保持文件的适宜性。
对使用中的文件一般要定期进行评审。如在每年的管理评审前进行，也可根据需要适时进行。
③ 必要时更改文件并再批准。
ISO22000食品安全管理体系文件更改必须有规定的申请、更改、审批手续。
文件的更改可能对食品安全带来影响。如是这样，则需在实施更改前评估更改对食品安全的效果以及对ISO22000食品安全管理体系的影响。
④ 识别文件的现行修订状态。
修订状态可直接在被更改的文件上标识，也可通过控制清单(如标准目录、文件目录等)进行标识。
⑤ 需要使用文件的场合(如对ISO22000食品安全管理体系的有效运行起关键作用的场合)，都能得到并使用相应文件和资料的有效版本。
⑥ 文件清晰，易于识别和检索(查找)
为使文件清晰易懂，便于识别和检索，应就文件的编号，文件的编写要求，文件的格式，文件的归档、编目、发放、回收等作出适当规定。
⑦ 识别外来文件的适应性，并控制其分发。
应就外来文件的收集、审查、批准、归档、编目、标识、发放、使用、评审、更新、补充和作废等作出规定，以保持外来文件的适应性。
应该建立一个渠道(如参加标准化协会等)，以便及时收集到文件和资料的最新版本或修改信息。
⑧ 做好失效文件的管理。
为了防止使用作废文件，应及时将作废或失效文件从使用场所撤回。对于为特殊目的而保留的任何作废文件，都必须进行标识，以防误用。
(2)文件控制实施的要点
① 内部文件的控制包括：文件的取号、编写、审批、归档、标识、发放、使用、借阅、更改、作废、评审以及保密控制等。
② 外来文件的控制包括：收集、审查、批准、归档、发放、使用、评审、更新、补充和作废等。
